অধ্যায়-৪

স্প্রেডশিট


স্প্রেডশিট হলো এক ধরনের কম্পিউটার প্রোগ্রাম। এর আভিধানিক অর্থ ছড়ানো বা বড় মাপের কাগজ। এটিকে কখনো কখনো ওয়ার্কবুক বলা হয়। একটি রেজিস্টার খাতায় যেমন অনেকগুলো পৃষ্ঠা থাকে, তেমনি একটি ওয়ার্কবুকে অনেকগুলো ওয়ার্কশিট থাকে। একেকটি ওয়ার্কশিটে বহুসংখ্যক সারি (Row) ও কলাম (Column) থাকে।

বর্তমান যুগ হলো তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তির যুগ। এ যুগে তথ্য প্রক্রিয়াকরণ একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। বিভিন্ন প্রকার ব্যবসায়িক কাজে এবং যেকোনো গবেষণায় প্রাপ্ত উপাত্তকে বোধগম্যভাবে উপস্থাপনের জন্য উপাত্তগুলোকে বিশ্লেষণ করতে হয়। স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের মাধ্যমে এ ধরনের বিশ্লেষণের প্রাথমিক কাজগুলো সহজে সম্পাদন করা যায়।

স্প্রেডশিট সফটওয়্যার ব্যবহার করে বিপুল পরিমাণ উপাত্ত নিয়ে কাজ করা যায়। ফলে যেকোনো ধরনের যেকোনো সংখ্যক উপাত্ত অল্প সময়ে সম্পাদন করা, হিসাব করা, বিশ্লেষণ করা এবং প্রতিবেদন তৈরি করার কাজ স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের মাধ্যমে করা যায়। স্প্রেডশিট সফটওয়্যার ব্যবহারের মাধ্যমে হিসাবের কাজ দ্রুত ও নির্ভুলভাবে করা যায়। এ সফটওয়্যারে সূত্র ব্যবহারের সুযোগ থাকায় হিসাবের কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পন্ন হয়। একই সূত্র বারবার প্রয়োগ করা যায় বলে প্রক্রিয়াকরণে সময় কম লাগে। উপাত্তের চিত্ররূপ দেওয়াও এ সফটওয়্যারে খুব সহজ। স্প্রেডশিট সফটওয়্যারের মাধ্যমে ডাক যোগাযোগের ঠিকানা, ই-মেইল ঠিকানার ব্যবস্থাপনা ও সংরক্ষণ সহজে করা যায়।

 


মাইক্রোসফট এক্সেলের পরিচিতি


মাইক্রোসফট এক্সেলে কাজ করতে হলে প্রথমেই কম্পিউটারে এক্সেলে প্রোগ্রামটিকে ওপেন করতে হবে। কম্পিউটার অন করার পর স্টার্ট বাটন ক্লিক করে অল প্রোগ্রামসে যেতে হবে। এরপর মাইক্রোসফট এক্সেলের আইকনে ক্লিক করতে হবে। এ ছাড়া কম্পিউটার ডেস্কটপ পরিবেশে (হোমপেজ) মাইক্রোসফট এক্সেলের আইকনে ডাবল ক্লিক করেও এটি খোলা যায়।

মাইক্রোসফট এক্সেল খোলার পর কম্পিউটারের পর্দায় মাইক্রোসফট এক্সেলের উইনডো দেখা যাবে, যাতে সেই উইনডোর একেবারে ওপরে ওয়ার্কবুকের শিরোনাম লেখা থাকে, যাকে টাইটেল বার বলা হয়। এক্সেল উইনডোর ওপরের বাম কোনায় থাকে অফিস বাটন। এটির মাধ্যমে নতুন এক্সেল ওয়ার্কবুক খোলা, আগের ওয়ার্কবুক খোলা, ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করাসহ আরো অনেক কাজ করা যায়। অফিস বাটনের পাশেই অ্যাকসেস টুলবারের অবস্থান। সচরাচর এই বাটনগুলো বেশি ব্যবহৃত হয়। এক্সেলে বিভিন্ন কমান্ডগুলো গুচ্ছাকারে সাজানো থাকে। এগুলোকে একত্রে রিবন বলে। প্রতিটি মেন্যুর আওতায় আইকনের মাধ্যমে কমান্ডগুলো সাজানো থাকে। রিবনের নিচে থাকে সেল বার, যাতে সেলের অবস্থান, বিষয়বস্তু প্রদর্শন করা হয় এবং ফর্মুলা বার থাকে। এর নিচে থাকে ওয়ার্কশিট, যেখানে স্প্রেডশিটে ওয়ার্কশিটের গ্রিড কলাম ও সারি আকারে থাকে। প্রতিটি কলামের শিরোনাম একটি ইংরেজি বর্ণ (A, B, C…) দিয়ে এবং প্রতিটি সারি সংখ্যা (1, 2, 3…) দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে। এর দ্বারা প্রতিটি সেলের ঠিকানা বা রেফারেন্স সুনির্দিষ্ট থাকে। যেমন- E10 দিয়ে E কলাম এবং 10 দিয়ে নম্বর সারির ছেদবিন্দুতে অবস্থানকারী সেলকে নির্দেশ করে। ওয়ার্কশিটের নিচে থাকে শিট ট্যাব ও স্টেটাস বার।

 


স্প্রেডশিট ব্যবহারের কৌশল


স্প্রেডশিট প্রোগ্রামে কাজ করতে হলে প্রথমেই স্প্রেডশিট প্রোগ্রামটিকে ওপেন করতে হবে। কম্পিউটার অন করার পর স্টার্ট বাটন ক্লিক করে অল প্রোগ্রামসে যেতে হবে। এরপর সংশ্লিষ্ট স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের আইকনে ক্লিক করতে হবে। এ ছাড়া কম্পিউটার ডেস্কটপ পরিবেশে (হোমপেজ) স্প্রেডশিট প্রোগ্রামের আইকনে (এক্সেল) ডাবল ক্লিক করেও স্প্রেডশিট প্রোগ্রাম খোলা যায়।

স্প্রেডশিট প্রোগ্রামটি খোলার পর কম্পিউটারের পর্দায় মাইক্রোসফট এক্সেলের উইনডো দেখা যাবে, যাতে সেই উইনডোর একেবারে ওপরে ওয়ার্কবুকের শিরোনাম লেখা থাকে, যাকে টাইটেল বার বলা হয়। এক্সেল উইনডোর ওপরের বাম কোনায় থাকে অফিস বাটন। এটির মাধ্যমে নতুন এক্সেল ওয়ার্কবুক খোলা, আগের ওয়ার্কবুক খোলা, ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করাসহ আরো অনেক কাজ করা যায়। অফিস বাটনের পাশেই অ্যাকসেস টুলবারের অবস্থান। সচরাচর এই বাটনগুলো বেশি ব্যবহৃত হয়। এক্সেলে বিভিন্ন কমান্ড গুচ্ছাকারে সাজানো থাকে। এগুলোকে একত্রে রিবন বলে। প্রতিটি মেন্যুর আওতায় আইকনের মাধ্যমে কমান্ডগুলো সাজানো থাকে। রিবনের নিচে থাকে সেল বার, যাতে সেলের অবস্থান, বিষয়বস্তু প্রদর্শন করা হয় এবং ফর্মুলা বার থাকে। এর নিচে থাকে ওয়ার্কশিট, যেখানে স্প্রেডশিটে ওয়ার্কশিটের গ্রিড কলাম ও সারি আকারে থাকে। প্রতিটি কলামের শিরোনাম একটি ইংরেজি বর্ণ (A, B, C…) দিয়ে এবং প্রতিটি সারি সংখ্যা (1, 2, 3…) দিয়ে চিহ্নিত করা থাকে। এর দ্বারা প্রতিটি সেলের ঠিকানা বা রেফারেন্স সুনির্দিষ্ট থাকে। যেমন- E10 দিয়ে E কলাম এবং 10 দিয়ে নম্বর সারির ছেদবিন্দুতে অবস্থানকারী সেলকে নির্দেশ করে। ওয়ার্কশিটের নিচে থাকে শিট ট্যাব ও স্টেটাস বার।

ওয়ার্কশিটের যেকোনো একটি সেলে কারসর রেখে কিবোর্ডে কাজের ধরন অনুসারে যেকোনো অক্ষর বা সংখ্যা টাইপ করতে হয়। কিবোর্ডের অ্যারো কি ব্যবহার করে কারসরকে ওয়ার্কশিটের যেকোনো সেলে নেওয়া যায়। এ ছাড়া ট্যাব অথবা এন্টার কি চেপে কারসরকে বিভিন্ন সেলে নেওয়া যায়। মাউস ক্লিকের মাধ্যমেও কারসরকে বিভিন্ন সেলে নেওয়া যায়। স্প্রেডশিটের সাহায্যে বিভিন্ন ধরনের গাণিতিক কাজ করা যায়। সেগুলো দুইভাবে- স্বয়ংক্রিয়ভাবে ও ম্যানুয়ালি করা যায়। উভয় ক্ষেত্রেই ফলাফলের সেলে সূত্র প্রয়োগ করতে হয়। স্বয়ংক্রিভাবে ফলাফল পেতে হলে ফলাফল সেলে কারসর রেখে å Autosum-এ ক্লিক করে এন্টার কি চাপতে হয়। ম্যানুয়ালি গাণিতিক কাজ করার ক্ষেত্রে ফলাফল সেলে “=” চিহ্ন দিয়ে সূত্র লিখতে হয়। সে ক্ষেত্রে = চিহ্নের পর কলাম ও সারি নির্দিষ্ট করে টাইপ করতে হয়।

 


একটি স্ট্যান্ডার্ড স্প্রেডশিট প্যাকেজের ব্যবহার


নিচে স্ট্যান্ডার্ড স্প্রেডশিটের ব্যবহারের ক্ষেত্রগুলো উল্লেখ করা হলো-

১. দৈনন্দিন হিসাব করার কাজে ব্যবহৃত হয়।

২. বাজেট প্রণয়নের কাজে ব্যবহৃত হয়।

৩. ব্যাংকিং সিস্টেম পরিচালনায় ব্যবহৃত হয়।

৪. অফিসে কর্মচারীদের বেতনের হিসাব নির্ণয়ে ব্যবহৃত হয়।

৫. স্কুল-কলেজের শিক্ষার্থীদের পরীক্ষার ফলাফল তৈরিতে ব্যবহৃত হয়।

৬. ব্যবসায় মজুরদের পরিমাণ নির্ণয়ে ব্যবহৃত হয়।

৭. বার্ষিক আয়করের হিসাব নির্ণয়ে ব্যবহৃত হয়।

৮. ব্যবস্থাপকদের সিদ্ধান্ত গ্রহণে টুলরূপে ব্যবহৃত হয়।

৯. বৈজ্ঞানিক ক্যালকুলেশনের ক্ষেত্রে ব্যবহৃত হয়।

১০. গাণিতিক, ত্রিকোণমিতিক ও পরিসংখ্যানের কাজ করা যায়।

১১. চার্ট ও গ্রাফের সাহায্যে তথ্যকে আকর্ষণীয় করে রিপোর্ট আকারে উপস্থাপন করা যায়।